Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Tak, jest to bardzo ważne. Zgodnie ze stanowiskiem ministerstwa należy pieniądze w ramach projektu wydatkować w oparciu o prawo zamówień publicznych. W związku z tym dobrze jest dopytać w swoim organie prowadzącym, jakie są zalecenia dot. wydatkowania pieniędzy z tego projektu. Natomiast jeżeli one są ogólne lub ich nie ma to pamiętajmy, że do 30 tys. euro należy dokonać procedury zapytań ofertowych, a powyżej przetargu.
Polecamy sprawdzenie strony https://www.darmowy-szablon.pl/ na którym można znaleźć wszystkie przydatne informacje oraz dokumenty do pobrania za darmo.
Przy tworzeniu tego typu procedur należy dodać informacje dot. tego do kiedy i w jaki sposób ma wyglądać otrzymanie ofert od firmy. Powinny znaleźć się informacje także dotyczące kiedy będzie rozstrzygnięcie i każda firma powinna otrzymać informację o wyniku procedury.
Polecamy zwrócić uwagę także na to, w jaki sposób będzie wyłoniony wykonawca. W projekcie laboratoria przyszłości ważna jest oczywiście cena, ale także obsługa, gwarancja i szkolenia. Szkolenia są bardzo ważne, ponieważ szkoła zobowiązana jest do tego, aby minimum 3 razy w tygodniu na zakupionym sprzęcie prowadzone były zajęcia. W związku z tym nauczyciele powinni mieć dostęp do lekcji, szkoleń i wsparcia w tym zakresie. Można takie aspekty dodać także jako jedna składowa do wyłonienia wygranej firmy.
O zapytaniu ofertowym nie powinna decydować tylko cena zakupu – rekomendujemy pamiętać o tym, że sprzęt wymaga wsparcia po zakupie, dlatego rekomendujemy w proces decyzyjny załączyć również szkolenia w założonym okresie po zakupie.
Szkoła może przygotować specyfikacje sprzętu w oparciu o rządowy katalog, jednak warto pamiętać że jest to bardzo ogólne sformułowanie, które może spowodować otrzymanie nieodpowiedniego sprzętu. W momencie, gdy zapytanie jest ogólne firmy zaproponują najtańszy sprzęt w pojedynczych sztukach. W związku z tym już wcześniej polecamy, aby zrobić rozeznanie rynku, wybrać sobie jakie parametry ma spełniać sprzęt, który chcemy otrzymać, ile sztuk ma być danej pozycji. W momencie, gdy mamy specyfikacje sprzetów, które chcemy zakupić oraz mamy przeanalizowaną ilość wtedy mamy większą gwarancje na otrzymanie odpowiedniego sprzętu, który faktycznie będzie wykorzystywany w szkołach.
Zapytanie ofertowe powinno zostać wysłane do minimum trzech firm. Można także informacje udostępnić na stronie internetowej. Oczywiście nie ma nikt wpływu na liczbę ofert, którą otrzyma szkoła, dlatego dobrze jest wysłać takie zapytanie do minimum 3 firm.
Dostawa produktów w okresach bożonarodzeniowych jest często opóźniania – Ministerstwo wymaga, aby sprzęt znalazł się w szkołach do końca sierpnia 2022, dlatego nie ma z tym pośpiechu. Wiążącą datą jest natomiast termin wydania 60% budżetu do końca 2021 roku. Wydatkowanie pieniędzy nie jest jednoznaczne z otrzymaniem sprzętu. Najpierw dokonujemy zamówienia i opłacenia faktury, a następnie otrzymujemy sprzęt. Jednak warto w takiej sytuacji zwrócić uwagę na dobrze przygotowaną umowę.
O tego typu postanowieniach możesz decydować już w Zapytaniu ofertowym – umowa nie jest wymagana, może to być np. formularz zamówienia, który będzie zawierał kupowane produkty, dane obu podmiotów oraz formę płatności. Natomiast bezpieczniejszą formą jest umowa, która chroni interesy dwóch stron.
Biorąc pod uwagę wymagania projektowe najpierw do końca roku powinna szkoła wydać minimum 60% kwoty, a następnie czekać na dostarczenie sprzętu. W związku z tym w umowie należy wpisać kary umowne za brak dostarczenia sprzętu lub za dostarczenie niezgodnego z zamówieniem. Kary umowne chronią szkołę przed nieuczciwymi firmami. Taka umowa powinna być załączona już do zapytania ofertowego lub do przetargu. Wzór można znaleźć na tej stronie: https://www.darmowy-szablon.pl/.